Comment utiliser Notion pour gérer et organiser son entreprise en tant qu’entrepreneur

Tu es à la recherche d’un outil pour gérer ton business ? Pour créer ton contenu ? Pour suivre ta compta ? Pour organiser tes tâches ? Pour suivre l’avancée de tes prospects et clients ? Et si je te disais que tu pouvais avoir un seul et unique outil pour faire tout ça !

En effet, Notion est l’outil parfait pour gérer tout ton business. Avec Notion, tu peux créer des bases de données, des pages, tu peux y mettre des documents à télécharger, le lier avec d’autres outils… On entend d’ailleurs souvent parler de Notion comme un second cerveau tellement il est complet.

J’utilise Notion depuis maintenant presque deux ans et, en tant qu’entrepreneur, c’est vraiment l’outil parfait pour organiser et gérer mon business. Je t’explique ainsi dans cet article comment j’utilise et comment tu peux toi aussi utiliser Notion, l’outil tout-en-un, pour l’organisation et la gestion de ton entreprise sans te retrouver avec 83847 outils différents.

Créer des To do list et organiser sa semaine

Notion est l’outil idéal pour te créer des to do list ainsi qu’organiser tes journées et ta semaine.

En effet, tu peux te créer une sorte de calendrier totalement personnalisé avec les différentes tâches et les rendez-vous que tu as sur une semaine pour avoir une vision d’ensemble. J’utilise le format de to do list pour chacune de mes tâche de la semaine afin de cocher dès qu’une tâche est faite. C’est satisfaisant à la fin de la semaine quand tout est coché dans le calendrier.

Ainsi, tu peux te créer un modèle, aussi appelé template, que tu dupliques ensuite pour toutes les semaines. Tu peux aussi utiliser des templates pour les tâches récurrentes qui reviennent chaque semaine. Ainsi tu as juste à ajouter la tâche et la moduler comme tu veux dans ton calendrier. Ensuite, tu peux facilement la déplacer en fonction de comment tu veux t’organiser. Il est aussi possible d’avoir différentes couleurs pour mieux t’y retrouver et t’organiser. Personnellement j’ai des couleurs en fonction de mes tâches perso et pro, mais aussi en fonction des différentes catégories des tâches.

Pour te donner un aperçu, tu peux voir ci-dessous comment j’organise mes différentes tâches pour chaque semaine. Mais ce qui est vraiment bien avec Notion c’est que tu peux le personnaliser vraiment comme tu le souhaites en fonction de ce qui te parait le plus adapté pour toi. En effet peut être que toi tu vas le préférer dans un tableau, dans un vrai calendrier….

Créer son contenu et son calendrier éditorial avec Notion

Je trouve que Notion est l’outil parfait pour se créer un calendrier éditorial. En effet, il est possible de créer tout son contenu, de le classer et de le dater, et tout ça dans une même base de données dans Notion. En plus, tu peux te créer différentes vues de ce calendrier éditorial avec tes contenus, selon tes préférences. Par exemple, tu peux l’afficher sous forme de calendrier, sous forme de tableau en ligne, sous forme de tableau Kanban… A toi de choisir ce avec quoi tu es le plus à l’aise.

Personnellement, j’aime avoir mon contenu sous forme de tableau kanban où je peux le visualiser catégorie par catégorie. Cependant, je l’ai aussi sous forme de calendrier pour avoir un aperçu de ce que je vais publier sur tout le mois.

Ainsi, ça me permet d’avoir tous mes contenus au même endroit et avoir une vision sur quand je vais le publier. Je l’utilise autant pour mes contenus sur Insta, sur Pinterest ou encore mes articles de blog. J’ai ainsi une base de données pour chaque puis un calendrier qui reprend tout, comme tu peux le voir ci-dessous. Ensuite, à toi de choisir quelles sont les données que tu fais apparaitre dans ton calendrier.

Suivre sa compta et gérer son chiffre d’affaire

Notion est aussi idéal pour suivre ta compta. En effet, tu peux créer des bases de données avec Notion et dans ces bases de données tu peux y faire des calculs et y mettre des formules.

En tant qu’entrepreneur il est important d’avoir une vision sur les différentes dépenses que l’on va avoir entre les charges, les dépenses de logiciels, la trésorerie…

Je l’utilise ainsi pour suivre mes dépenses et revenus avec une base de données principale que je remplis. Ensuite, j’ai plusieurs autres bases de données que je lie à cette base de données principale pour avoir seulement les informations qui m’intéressent.

Ainsi, juste en mettant à jour la base de données principale, toutes les autres se mettent à jour aussi et je peux suivre facilement, par exemple, combien je vais devoir à l’ursaff en fonction de mes revenus ou combien va être mon salaire après avoir enlevé tout ce que j’ai dépensé et que je dois.

Pour te donner un aperçu, on peut retrouver dans ce tableau la répartition des dépenses qui se calcule automatiquement à chaque fois que je rentre ce que je gagne et dépense, pour ensuite me donner ce que je gagne vraiment dans la colonne « Total salaire net ». C’est vraiment idéal et simple à remplir une fois la base de données mises en place afin d’éviter trop de surprise à la fin du mois.

Partager et stocker des documents directement dans Notion

Avec Notion tu peux facilement stocker et partager des documents, des images, des fichiers, même des vidéos.

Dans chaque page que tu crées, il est possible d’ajouter toute sorte de document.

Ainsi, dès que nécessaire je mets dans mon Notion des images, des fichiers PDF, des documents, afin de ne pas les perdre, de faire de la place sur mon ordinateur et surtout les retrouver facilement.

C’est aussi idéal si tu souhaites partager différents documents avec un client, car même s’il n’a pas Notion, tu peux partager une page avec tous les documents qu’il pourra facilement voir et télécharger. Et c’est encore mieux si ton client a aussi Notion, vous pouvez vous créer un espace pour vous partager tous les documents nécessaires au déroulement de la mission.

Prendre des notes facilement

Notion est aussi idéal pour prendre toute sorte de notes.

Je me suis, par exemple, créé spécialement une page où je note toutes les idées qui me viennent, ou toutes les sources qui me paraissent intéressantes et qu’il faudrait que je consulte. Ensuite, je reviens sur cette page pour faire le tri et ranger les différentes notes.

Cela permet de ne pas perdre de temps à trouver un endroit où prendre des notes quand une idée te vient. De même, tu peux te créer des pages pour chacun de tes clients et prendre des notes dessus à chaque rendez-vous pour retrouver chaque information facilement et au même endroit.

Je me suis aussi créé différentes pages pour les différentes idées que j’ai pour faire évoluer mon business. Je peux ainsi prendre des notes comme je veux, même si c’est encore brouillon dans ma tête. Cela me permet par la suite de bien m’organiser car tout est modulable dans Notion en fonction des notes que j’ai prises.

Utiliser Notion pour organiser et suivre l’avancée de tout son business

Enfin, Notion me permet tout simplement d’organiser et suivre toute l’avancée de mon business. Dans mon Notion il y a vraiment toutes les informations nécessaires pour mon entreprise.

Je me fais différentes pages avec mes offres, le contenu de mon site, mes concurrents, mon personal branding, des checklist, les processus… Et cela me permet d’avoir tout au même endroit et de retrouver facilement quand j’ai besoin.

Tu peux aussi créer différentes bases de données et même les liens entre elles. Ainsi, par exemple, tu peux avoir une base de données avec tes clients et prospects, et tu peux même filtrer tes bases de données pour avoir que tes clients ou que tes prospects. Ensuite, en fonction des données que tu crées, tu peux savoir où chaque client est rendu, quand le relancer…

Et voilà, maintenant tu en sais un peu plus de tout ce que tu peux faire avec l’outil Notion. Et encore, tu peux faire plein d’autres choses. Et en fonction de ce que tu préfères, tu peux personnaliser comme tu le souhaites ton espace. C’est vraiment l’outil idéal pour gérer au mieux ton business et t’organiser.

➡️ Et toi, comment utilises-tu Notion ? Et si tu ne l’utilises pas, quel outil utilises-tu ?

En espérant avoir répondu à tes besoins et te souhaitant une bonne journée ou une bonne soirée en fonction de l’heure à laquelle tu lis cet article !

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