Les 8 outils pour l’organisation et la gestion de mon activité d’entrepreneur

En tant qu’entrepreneur, freelance ou indépendant, il est important d’être bien organisé et d’utiliser différents outils pour nous aider à gérer au mieux notre activité et nos différents projets. Mais aussi c’est important d’utiliser des outils qui nous correspondent. Car des outils il en existe plein et on se retrouve vite avec 5493 outils et à ne plus savoir où donner de la tête.

Aujourd’hui je te présente donc ma petite boite à outils avec les 8 outils que j’utilise pour m’organiser en tant qu’entrepreneure (entrepreneuse ?) et gérer mon business. Je te partage des outils que j’ai pu tester et que j’utilise au quotidien avec leurs différentes fonctionnalités et comment je les utilise. Je te liste aussi des alternatives aux outils que j’utilise qui vont peut-être mieux te correspondre.

Notion, l’outil tout en un pour m’organiser, prendre des notes et bien plus encore

Commençons par mon outil préféré. Notion est un outil que j’utilise TOUS LES JOURS, on est inséparable. Notion c’est l’application tout-en-un qui va t’aider à t’organiser et améliorer ta productivité.

Personnellement, je l’utilise pour :

• prendre des notes
• m’organiser
• faire mon planning de la semaine
• ma to do list
• faire mon planning éditorial
• regrouper les données de mes clients
• écrire mes articles (dont celui-ci)
• faire ma compta
• suivre l’avancé de mes projets…

Ce qui est bien aussi avec Notion est que l’on peut y insérer des contenus d’autres applications très facilement comme Google Drive, TypeForm, Google Maps, Figma et bien d’autres encore. De plus, Notion vient tout récemment de sortir son API qui va permettre de faire encore plus de choses et relier Notion à d’autres outils pour automatiser différentes tâches et devenir encore plus productif.

⚙️ Avec Notion tu peux faire des tableaux, des kanban, des to do list, mettre de la couleur, relier différentes pages entre elles, faire des bases de données, partager des fichier… Tu peux même en faire un site web ou une landing page (même si évidemment moi je te recommande de faire un site web sur WordPress si c’est pour ton entreprise). Avec Notion tu peux très facilement collaborer avec votre équipe ou vos clients. C’est vraiment l’outil parfait à mes yeux qui permet de faire de nombreuses tâche et tout ça dans un seul et même outil. Donc plus besoin d’avoir 3957923 outils différents. Beaucoup voit Notion comme un deuxième cerveau tellement c’est un outil puissant. Et tu peux autant l’utiliser pour ta vie pro que perso.

Par ailleurs, si tu n’es pas très à l’aise avec Notion ou que tu débutes, je te recommande de suivre la formation gratuite Notion Facile de Shubham Sharma.

💰 Au niveau du tarif, Notion a plusieurs plans dont un gratuit qui offre déjà de nombreuses fonctionnalités. Cependant, si tu souhaites pouvoir collaborer et partager tes contenus Notion avec des invités (tes clients) je te conseille la version payante qui reste accessible.

〰️ Alternatives à Notion : Trello, Clickup, Evernote (prise de notes).

Freebe, l’outil pour gérer mes facturations et ma comptabilité

Freebe est un outil de gestion et de facturation créé spécialement pour les auto-entrepreneurs, et en plus de ça par des entrepreneurs. Donc qui de mieux que des entrepreneurs pour comprendre les besoins des entrepreneurs ?

J’utilise donc cet outil pour faire mes devis, mes factures ainsi que de suivre ma comptabilité. J’apprécie beaucoup Freebe car c’est un outil avec une interface très ergonomique où l’on trouve très facilement ce que l’on veut et où l’on est très bien guidé.

⚙️ Ainsi avec Freebe, tu peux facilement créer tes facture et devis, synchroniser ton compte bancaire, obtenir ton livre de recette & registre d’achat, tracker ton temps pour chaque projet et même directement déclarer ton chiffre d’affaires à l’URSAF. C’est vraiment l’outil parfait pour te faciliter la gestion de tes facturations et de ta comptabilité, qui sont souvent des tâches qu’on n’apprécie pas vraiment faire et qui peuvent paraitre un peu compliquées.

💰 Au niveau du tarif, ils ont une offre très abordable avec au choix un abonnement annuel, trimestriel ou mensuel. Et tu peux d’ailleurs avoir un mois offert en cliquant sur ce lien !

Petite astuce : tu peux récupérer des codes de parrainages qui vous font avoir 2 mois gratuits, et tu peux les cumuler.

〰️ Alternatives à Freebe : Henrri (gratuit), Zoho Invoice, Freelancer-app, Sellsy.

Mailerlite, la solution d’email marketing pour me créer une liste d’email

MailerLite est un outil d’emailing marketing. Pour l’instant je l’utilise encore peu mais je compte bien l’utiliser pour avoir une liste d’e-mail, envoyer mes futurs freebie et ma future newsletter et me créer une base de données. C’est un outil très complet avec une version gratuite qui est aussi très complète et surtout simple d’utilisation avec une interface intuitive.

⚙️ Avec Mailerlite, il est possible de créer des formulaires, des landing pages, des campagnes d’e-mail, des automatisations, des pop-up… Un bon outil pour bien débuter et gérer au mieux ses emails marketing.

💰 MailerLite a une version gratuite qui permet d’avoir jusqu’à 1000 abonnés, ce qui est déjà un bon début, et avec toutes les fonctionnalités disponibles. Ensuite la version payante va pouvoir permettre de personnaliser ses emails sans avoir la mention de MailerLite et avoir quelques fonctionnalités plus poussées, mais pour un début la version gratuite est largement suffisante.

〰️ Alternatives à Mailerlite: SendinBlue, ConvertKit, MailChimp.

Google Analytics, l’outil pour suivre et analyser le trafic sur mon site

Google Analytics est outil gratuit d’analyse de l’audience de son site web. Quand on a un site internet, il est très important de savoir si notre site rapporte du trafic et de suivre d’où vient celui-ci et comment se comporte nos utilisateurs.

Personnellement, chaque mois je me fais un rapport avec le trafic sur mon site du mois précédent, des canaux d’acquisition, des pages les plus vues… Cela me permet d’avoir une vue d’ensemble de ce qui marche le plus et le moins sur mon site, comment j’obtiens mon trafic ou encore combien de nouveaux utilisateurs j’acquiers chaque mois.

Par exemple, grâce à Google Analytics on peut s’apercevoir que beaucoup de nos prospects quittent notre site sur une même page. Alors peut-être que cette page est à retravailler car elle fait fuir les clients. Ainsi, Google Analytics va permettre par la suite de faire des améliorations sur notre site, renforcer les canaux qui ne rapportent pas beaucoup de trafic ou encore savoir quels types d’appareils (ordi, tablette ou portable) utilisent les internautes pour venir sur notre site.

⚙️ Google Analytics permet donc un suivi du trafic sur ton site, de la provenance de ce trafic, du comportement de tes utilisateurs, les pages les plus vues, le temps passé sur chaque page, différentes informations sur ton audience et avec la possibilité de créer différents rapports avec toutes ces données selon tes besoins.

💰 Au niveau du prix, Google Analytics est tout à fait gratuit, il suffit simplement d’avoir un compte Google et ensuite de relier Google Analytics à ton site.

〰️ Alternative à Google Analytics : AT Internet, Matomo.

Planoly pour la planification de mes contenus sur les réseaux sociaux

Planoly est outil de planification et programmation de publication sur Instagram, Pinterest, Facebook et Twitter.

Personnellement je l’utilise que pour Instagram car c’est pour l’instant le seul réseau où je suis vraiment active. (Par ailleurs n’hésite pas à me suivre sur Instagram où je partage différents contenus par rapport aux sites web, au SEO et à la vie d’entrepreneur chaque semaine).

Ainsi, avec Planoly je planifie et programme tous mes contenus Instagram pour pouvoir tranquillement m’occuper d’autres tâches pendant que mes publications sont postées. Planoly permet aussi de gérer les hashtags en créant des groupes d’hashtags pour facilement les réutiliser pour différentes publications. Il est ensuite possible d’analyser ses contenus et engagements par semaine, par mois ou par an.

Personnellement j’aime beaucoup l’interface où l’on a un aperçu de notre feed Instagram ainsi que du planning de publication.

Le seul inconvénient de Planoly est le fait de ne pas pouvoir programmer les carrousels, donc pour l’instant je les publie à la main. De plus, la plateforme est entièrement en anglais donc pour ceux qui ne sont pas à l’aise avec l’anglais cela peut être un frein même si la plateforme est tout de même assez intuitive

⚙️ Planoly permet donc de facilement planifier, programmer et analyser tes contenus pour Instagram et Pinterest, en version gratuite, et Facebook et Twitter en plus, en version payante.

💰 L’outil propose différents plans avec une version gratuite qui pour moi, pour l’instant, me suffit très bien avec la possibilité de programmer jusqu’à 30 contenus par mois.

〰️ Alternative à Planoly : Buffer, Hootsuite, Facebook Creator Studio.

Canva pour la création de visuel

Canva est une plateforme de conception graphique qui permet de créer différentes sortes de visuels et documents graphiques.

C’est un outil très accessible que j’utilise pour presque TOUS mes visuels : Pinterest, Instagram, les images de mon site, PDF, documents de vente…

Avec Canva pas besoin d’avoir de compétence graphique. L’outil propose de nombreux templates, ou autrement dit modèles, pour encore plus faciliter la création de contenu. Bien évidemment à chacun de personnaliser chaque template pour avoir des visuels uniques. C’est un bon moyen aussi d’avoir de l’inspiration avec tous les templates qui sont proposés pour chaque sorte de contenu. Canva est très simple d’utilisation et rapide à prendre en main.

⚙️ Avec Canva tu pourras ainsi autant réaliser des visuels pour tes réseaux sociaux, ton site web mais aussi faire des documents PDF, créer des carte de visites, des logos, des affiches, des infographies, des présentations et bien plus encore. Tu as aussi la possibilité de collaborer facilement à plusieurs sur chaque création.

💰 Canva a une version gratuite qui est déjà très complète mais personnellement j’utilise la version Pro qui permet d’encore plus personnaliser nos design et propose plus de fonctionnalités et de templates.

〰️ Alternatives à Canva : Crello, Desygner, Suite Adobe.

Toggl Track, l’outil pour mesurer mon temps

Toggle Track est un outil pour pouvoir facilement mesurer son temps. En tant qu’entrepreneur ou freelance, c’est important de pouvoir tracker son temps, et encore plus si vous facturez au temps.

J’utilise ainsi Toggl pour tracker (dès que j’y pense) les différentes tâches que je fais pour mes clients mais aussi pour mon activité d’entrepreneur. Toggl est très simple d’utilisation et on peut facilement gérer nos différents projets et clients avec différentes tâches.

Toggl est aussi disponible sous forme d’application sur mobile donc tu peux facilement, en quelques clics, tracker ton temps depuis ton portable.

⚙️ Toggl a donc différentes fonctionnalités pour te permettre de mesurer ton temps et classer tes différentes tâches dans différents projets pour différents clients. Tu as aussi la possibilité d’avoir une vue d’ensemble du temps travaillé pour chaque tâche et chaque projet chaque jour sous forme de calendrier ou de diagramme. Et pour ceux qui aime la méthode Pomodoro, tu peux facilement l’appliquer avec Toggl.

💰 Toggl a une version gratuite, qui est celle que j’utilise et qui est déjà très complète, et des versions payantes qui restent encore accessibles pour plus de fonctionnalités.

〰️ Alternative à Toggl : TimeBro, Freebe.

Google Drive pour stocker et partager des fichiers

Google Drive est un service créé par Google de stockage et de partages de fichiers dans le cloud.

Je ne pense pas que j’ai à te le présenter mais il est très pratique pour stocker et partager des fichiers. Et surtout pour y avoir accès partout où je veux et sur n’importe quel appareil. Tu peux l’avoir sur ton ordi, ton portable ou même votretatablette, il suffit juste d’avoir un accès à internet. C’est donc un moyen sûr de stocker et organiser tous tes fichiers et documents en ligne et pouvoir y accéder d’où tu veux.

Et enfin, en plus de stocker tes fichier, avec Google Drive tu as la possibilité de modifier des fichiers à plusieurs en donnant les droits à tes collaborateurs. Un bon moyen de travailler efficacement en équipe ou avec tes clients.

⚙️ Donc pour récapituler avec Google Drive tu peux stocker et partager des fichiers et des dossiers mais aussi collaborer à plusieurs sur des documents Google Docs, Google Slides et Google Sheets.

💰 Google Drive est gratuit jusqu’à 15Go, ce qui est déjà pas mal, à partir du moment où tu as un compte Google. Pour plus d’espace de stockage Google Drive propose différentes formules qui intègrent aussi de nouvelles fonctionnalités Google One.

〰️ Alternative à Google Drive : Dropbox, Notion

Et voilà la liste de mes outils de mon quotidien d’entrepreneur est finie. J’espère qu’elle t’a plu et a pu te permettre de découvrir des outils intéressants et accessibles pour ton business. N’hésite pas à me partager en commentaire les outils que toi tu utilises pour organiser et gérer ton activité d’entrepreneur ou freelance, je serai ravie d’en découvrir de nouveaux moi aussi ! ☺️

En espérant avoir répondu à tes besoins et te souhaitant une bonne journée ou une bonne soirée en fonction de l’heure à laquelle tu lis cet article !

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